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会社行事の運営・携帯端末の管理(総務・庶務編)

会社行事の運営・携帯端末の管理(総務・庶務編)

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会社行事の運営

この記事のポイント
  • 会社は、売上のアップ、顧客との関係強化、従業員の慰労·モラルアップなど、さまざまな目的のために会社行事を実施する
  • 行事運営がスムーズに進むかどうかは、事前の準備の善し悪しで決まる
  • 対外的な会社行事が終了したら、出席者に対する礼状の発送などを速やかに行なう

会社では、日常の業務の遂行に関連して、さまざまな会社行事を行ないます。

その目的は、売上のアップ、顧客との関係強化、従業員の慰労·モラルアップなどです。

総務部門(担当者)は、入念な準備を行なったうえで、スムーズな行事運営を心がけましょう。

事前準備の進め方

会社行事の準備を進めるにあたっては、以下のように、各担当者の役割分担を明確にします。

  • 司会進行係
  • 会計・調達係
  • 記録・写真係
  • 会場係
  • 連絡・受付係
  • 接待係
  • 記念品係

また、日時の決定や会場の手配といった基本的な事項のほかにも、以下のようなことを明確にしておくことが大切です。

  • 式典の費用·予算
  • 招待者の範囲(出席人数)
  • 式典でスピーチをする人数
  • 飲食パーティの有無
  • 関係先からの祝金品等の扱い

当日の運営

会社行事の当日は、事前に決めたスケジュール・要領に沿って運営を行ないますが、すべてが予定どおりに運ぶとは限りません。

プログラムに変更が生じる可能性を織り込んで、不測の事態にも柔軟に対応することができるよう、あらかじめシミュレーションを行なっておく必要があります。

会社行事が終了したら

大きな行事になるほど、その「後始末」も重要な仕事になります。

顧客や取引先など外部の関係者を招いた行事では、終了後、できる限り速やかに出席者に礼状を出したり、欠席者に挨拶状や記念品、記念写真などを送る必要があります。

また、今後の会社行事の参考となる関連資料を整理・保存しておくことも大切です。

たとえば招待者リストの出次の記録、祝儀や記念品・祝電などのリスト、当日の運営スケジュールや役割分担、会場のレイアウト図などです。

主な会社行事

【祝賀·記念行事】

  • 創立記念式典
  • 社長就任披露
  • 叙勲·受賞祝賀
  • 支店(営業所)開設記念式典
  • 地鎮祭
  • 上棟式
  • 落成式

【定例行事】

  • 仕事始め
  • 初荷
  • 新年会
  • 賀詞交換会
  • 株主総会
  • 仕事納め
  • 忘年会

【人事·福利厚生行事】

  • 会社説明会
  • 入社式
  • 新入社員歓迎会
  • 入社試験
  • 永年勤続表彰
  • 社内運動会
  • 社員旅行
  • 社内成人式
  • 優秀社員表彰

【その他】

  • 新製品発表会
  • 工場見学会
  • 防災訓練
  • 得意先招待旅行
  • 社葬
  • 地域行事(夏祭り等)

携帯端末の管理

この記事のポイント
  • 携帯電話、スマートフォン、タブレット等の業務利用が一般的になっている
  • 携帯端末の業務使用には、会社所有のものを貸与する方法と、一部で個人所有のものを業務にも使用させる方法がある
  • 個人所有のものを業務で使用する場合の費用(料金)の精算方法に注意する

携帯電話をはじめ、スマートフォンやタブレット等の携帯端末は、いまや会社の営業活動に不可欠のツールとなっています。

従業員が業務上で使用する携帯端末は、会社で購入して従業員に貸与することが多いようですが、個人所有の携帯端末を業務にも使用し、業務に関する部分の通話料等を会社が負担する形を取るところもあります。

①管理規程の作成

携帯端末は業務に必須のツールですが、管理が杜撰というケースは少なくありません。

携帯端末の貸与·運用·管理について明確なルールを定めておくことが、トラブルの防止とスムーズな業務運営につながります。

②費用負担

個人所有の携帯端末を業務に使用する場合に最も問題となるのが料金の精算です。

精算には、一律定額で通話料等を支給する方法と、通話明細等に基づき業務上で利用した料金を支給する方法とがあります。

なお、一律定額で支給する場合には、税務上、通話料等の実費精算ではなく、給与として取り扱われ、所得税の源泉徴収が必要になる可能性があることに留意します。

このように管理上、いろいろな問題があるため、携帯端末が業務上欠かせない会社では、会社支給とするのがよいでしょう。

携帯端末管理規程のモデル

第1条(目的)

 この規程は、会社名義で契約した携帯端末(携帯電話、スマートフォン、タブレット等)を従業員に貸与する場合の取扱いについて定めたものであり、携帯端末の効率的な利用を図ることを目的とする。

 

第2条(主管部門)

 会社が従業員に貸与する携帯端末の管理は、総務部門が行なう。

 

第3条(貸与)

 業務上で携帯端末を使用する必要がある従業員は、会社に申し出て許可を受けることによって、携帯端末の貸与を受けることができる。

 

第4条(申請手続き)

 携帯端末の貸与を受けようとする従業員は、所定の申請用紙に必要事項を記載のうえ、所属長に申し出るものとする。

 

2. 申請を受けた所属長は、申請内容を検討のうえ、必要があると認めた場合は、総務部門に対して貸与申請の手続きを取る。

 

第5条(審査)

 所属長から申請を受けた総務部門は、申請内容を審査する。

 

2. 審査の結果、申請が妥当と認められる場合には、総務部長が携帯端末の貸与を許可する。

 

第6条(遵守事項)

 携帯端末の貸与を受けた従業員は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

 

①許可なく携帯端末を私用で使わないこと

②自動車の運転中は使用しないこと

③使用中に営業上の機密事項や個人情報が周囲にもれないよう注意すること

 

第7条(通話記録等の確認)

 会社は、必要に応じて貸与した携帯端末の通話記録等を確認することができる。

 

2. 通話記録等を確認した結果、私用が認められる場合は、その通話料等を返還させるものとする。

 

第8条(破損·紛失時の対応)

 貸与した携帯端末を破損·紛失した場合、直ちに会社に報告しなければならない。

 

2. 前項の報告を怠り、会社に損害を与えた場合は、その損害を賠償させることがある。

 

第9条(返還)

 業務上で携帯端末を使用すべき事由がなくなった場合は、直ちに返還しなければならない。

 

第10条(貸与の中止)

 本規程に反する使用が認められる場合、その他会社が必要と認めた場合には、携帯端末の貸与を中止する。

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