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会社の印鑑と取り扱い|印鑑の種類・押印の種類・送付方法の種類・内容証明郵便【通知書・催告書等の送付方法】

会社の印鑑と取り扱い|印鑑の種類・押印の種類・送付方法の種類・内容証明郵便【通知書・催告書等の送付方法】

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会社の印鑑と取扱い

この記事のポイント
  • 印鑑の種類による法律上の効力の違いはないが、実際には複数の種類の印鑑を使い分けている
  • さまざまな印鑑の種類のなかでも、印鑑証明書が取得できる代表者印が特に重要
  • 押印にも契印や割印、訂正E印などいくつかの種類があることから、それぞれの意味、使い分けについて理解しておくことが必要

会社では印鑑を使用する機会が少なくありません。

また、印鑑にはさまざまな種類があり、それぞれ使い分けられています。

印鑑の使い分けに加えて、押印の種類についても知っておくことは、実務を行なううえで重要です。

印鑑の種類

会社で使用される印鑑にはいくつかの種類がありますが、法律上は、どのような印鑑であっても作成者の意思を示すという印鑑の効力に違いはありません。

それでも、実務上、次のように使い分けられています。

印鑑の種類と主な用途

印鑑の種類主な用途
代表者印会社の実印ともいい、法務局に届け出た印鑑。最も重要な印鑑であり、契約書や官公庁への届出に使用される
銀行印銀行に届け出た印鑑で、預金、手形、小切手などの銀行取引に使用される
会社印社判や角判といわれるもので、請求書や注文書など一般的に使用される
ゴム印いわゆるスタンプで、会社の住所、社名、代表者名などが入ったものなどがある

このうち、代表者印は法務局に届け出ているものであり、印鑑証明書により会社の印鑑であることを証明することができます。

そのため、代表者印が押されていると、それは会社の意思を表わしているものであると認められやすいことから、盗難
や無断使用されることがないよう、しっかりと管理することが必要です。

なお、契約書については代表者印で押印しなければならないという決まりがあるわけではありませんが、重要な契約書では印鑑証明書付きの代表者印により、契約合意の意思を明確にするとよいかもしれません。

押印の種類

押印にもいくつかの種類があります。

文書の作成者の作成意思を示すためには、記名や署名の後に印鑑を押すことが一般的ですが、それ以外にも次のような押印の種類があります。

押印の種類と内容

押印の種類目的·内容
契印複数枚の文書が1つの文書であることを示すため、ページをまたいで押印するもの
割印2つ以上の文書にまたがるように押印することで、文書の関連性を示すもの
訂正印訂正箇所に押印することで、証が正しいものであることを示すもの
捨印後で訂正が必要な場合に備えて、あらかじめ文書の余白に押印するもの

なお、近年は通常の押印ではなく、電子署名による電子契約が活用されることが増えていますので、電子契約への対応も大切です。

通知書·催告書等の送付方法

この記事のポイント
  • 通知書や催告書を送付する方法には、書留や内容証明、特定記録といった郵便を利用する方法と、Eメールやファックスを利用する方法がある
  • 送付方法は、書面の内容や状況などに応じて使い分けることが大切
  • 内容証明郵便はその内容を郵便局が証明するため、重要な送付方法の1つ

取引先などに対して、通知書や催告書を送る場合、どのように送付するかについても検討する必要があります。

通常の請求書などであれば、いわゆる普通郵便で送ればよいのですが、通知書や催告書を送付する場合、その内容と目的により、送付方法を使い分ける必要があります。

送付方法の種類

通知書、催告書などの書面を送る方法としては、次のような種類があります。

送付方法の種類と特徴

送付方法特徴·内容
書留郵便の引受けから配達までの送達過程を記録します。郵便
受けではなく、直接手渡します。
配達証明郵便局が配達した事実を証明するものです。書留郵便にす
る必要があります。
内容証明いつ、どのような内容の文書を差し出したかを郵便局が証
明するものです。書留郵便にする必要があります。
特定記録郵便の引受けを記録するもので、郵便受けに配記達されます。
レターパック配達状況をウェブ上で確認できるもので、直接手渡しする
ものと、郵便受けに配達する2種類があります。
Eメール·ファックス書面をEメールに添付したり、ファックスで送信する方法で
す。

このように、書面を送付する方法にはさまざまなものがありますが、相手に確実に到達する必要があるものについては配達過程が記録され、さらに直接手渡しで配達されるものにするほうがよいでしょう。

反対に、問題が生じにくい書類については、コストの削減にもなりますので、Eメールなどで送信してもよいかもしれません。

大切なことは、送付する書類の内容や目的によって使い分けることです。

内容証明郵便

さまざまな送付の方法がありますが、そのなかでも特に内容証明郵便を利用すべき場面があります。

内容証明郵便は、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰に差し出したかを郵便局が証明してくれます。

配達証明と組み合わせることで、書類の送付先が書類を受け取っていない、内容が違うと主張することを防ぐことができます。

そのため、内容証明郵便を利用すべき場面としては、以下のような場合があります。

  • 消滅時効(一定の期間、行使しない権利が消滅すること)の完成を防ぐために請求書や催告書を送るとき
  • 契約の解除をするとき
  • 債権譲渡(債権の内容を変えずに、債権を他人に移転すること)の通知をするとき

このほかにも、あえて内容証明郵便を利用することで厳格さや正式であることを示すといった効果を期待することもあります。

状況に応じて、このような使い方も検討するとよいでしょう。

注意
紹介している情報は、2021年4月時点の情報です。現在は変更になっている場合もありますので、詳細は、「公式サイト」にて、ご確認ください。

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