マイナンバーと関連事務・封筒や帳票などの発注

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マイナンバーと関連事務

マイナンバー制度と目的

マイナンバーは「個人番号」とも呼ばれ、住民票を有するすべての個人に12桁の番号を付して、「社会保障」「税」「災害対策」の3分野で効率的に情報を管理し、それぞれ行政機関が保有する個人の情報が同一人の情報であることを確認するための社会基盤(インフラ)です。

この社会基盤を活用することで、行政運営を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現することを目的としています。

マイナンバーの取得事務

企業は、従業員等の健康保険や厚生年金保険、雇用保険の手続きをしたり、所得税の源泉徴収を行なっているため、必然的にマイナンバーを必要とします。

このため、従業員からマイナンバーを提出してもらう必要がありますが、他人になりすますといった悪用を避けるために、適切にマイナンバーを確認しなければなりません。

具体的には、個人番号カードにより、番号の確認と確かに本人であるという身元確認を同時に行ないます。

ただし、個人番号カードを保有していない場合は、個人番号が記載された通知カード、個人番号通知書、住民票などで番号を確認し、俳せて運転免許証やパスポートなど顔写真付きの身分証明書(顔写真付きがなければ、年金手帳などその他のものを2点)で本人確認をします。

マイナンバーを取得した企業は、その漏えいを防ぐために厳重に管理しなければなりません。

企業の安全管理措置

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(事業者編)では、企業が従業員のマイナンバーを厳重に管理するために、下図に掲げる手順に従って安全管理措置を講じる必要があるとしています。

安全管理措置を講じる手順

マイナンバーの保管期限

退職した従業員のマイナンバーについては、直ちに破棄する必要があります。

しかし、社会保険や税務の書類はそれぞれの法定保管期間があるため、これらの書類にマイナンバーを記載している場合は、同時にマイナンバーも当該法定期間内は保管しなければなりません。

一方、法定保管期間が経過した際は、直ちに破棄します(在職者の分は継続して保管が可能です)。

封筒や帳票などの発注

大量発注は考えもの

日常の業務に欠かせない印刷物には、社名やロゴマークの入った封筒·便箋や、見積書・契約書・領収書などの帳票があります。

これらは、①印刷業者に発注、②パソコンで社内作成、③市販品にゴム印を押して作成といったように、必要な量と使い道に応じてつくるようにします。

印刷業者に発注する場合、最小ロット(単位)以上でないと受け付けてくれず、量が多くなるほど割安になるのが一般的です。

とはいえ、大量に発注すると保管場所に困ることになりますから、使用量を見極めて発注するようにします。

特に、自社の移転で住所等が変わることがわかっているときや、料金受取人払いの封筒で有効期限が近いときは発注量を抑え気味にしましょう。

規格を知っておく

封筒にはさまざまなサイズがあり、郵便物の定形に収まるものと定形外になるものがあります。

一般の封書(手紙)として使う封筒のほかに、定形郵便物の規格ギリギリの封筒を用意しておけば、大きめの封入物を送るときに便利です。

なお、見積書や契約書などの書類はA4サイズが多いため、一般に封筒も角2号(A4サイズが折らないで入る大きさ)や、長3号(A4サイズ
が3つ折りで入る大きさ)でつくられることが多いようです。

続く：制服作業服の貸与と管理・文房具の購入と管理