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制服作業服の貸与と管理・文房具の購入と管理

制服作業服の貸与と管理・文房具の購入と管理

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制服·作業服の貸与と管理

この記事のポイント
  • 事務服の着用の是非は、着用者自身に決めさせることも検討する
  • 貸与枚数や貸与期間、メンテナンス等の取扱いについては、管理規程で一定のルールを定め、従業員に周知徹底するようにする
  • 貸与期間を経過したときや退職時には必ず回収し、ストックもしくは廃棄する

着用者自身に決めさせる

会社で着用する制服等には、

  • 主として内勤の女性従業員が着用する事務服
  • 営業担当者や仕器等のメンテナンスサービススタッフが着用する制服
  • 飲食店や小売店等の店員が着用する制服
  • 製造工場で着用する作業着

などがあります。

一般に、総務が最も頭を悩ますのが「事務服」でしょう。

男女平等を目的としている男女雇用機会均等法が施行されて以来、女性従業員にだけ制服着用を義務づけるのは望ましいとはいえなくなったため、大企業を中心に制服貸与を廃止する動きが広がりました。

さらに昨今では、経費節減の一環として廃止する企業も増えています。

しかし、その一方で、「日々の洋服に気をつかわなくてもすむ」等の理由から、女性従業員の間で制服を支持する声も根強くあるようです。

こうした事務服への不平·不満等を解消する対策として、着用者で組織される委員会で着用の是非を決めさせている企業もあります。

「自分たちで決めた」という意識をもつように仕向ければ、満足度は高まるでしょう。

汚損・紛失・退職時の取扱い

制服等は無償で支給するのではなく、貸与するのが一般的です。

総務は、貸与枚数、貸与期間等の取扱いやルールを制服規程に定め、従業員に周知徹底する必要があります。

汚れたりシワがよったりしている制服等は、企業のマイナスイメージにつながりますから、日々のメンテナンスが必要になります。

こうした制服等のクリーニングや補修は、一部を除いて、使用する従業員の個人負担とするのが一般的です。

貸与期間中に汚損・破損した場合は総務責任者の承諾のもとに元の制服等と引き換えで再貸与しますが、紛失した場合は本人の実費負担で購入させる企業もあります。

貸与期間が経過したときや退職したときには必ず回収し、汚損の程度によってストックしたり、廃棄処分にします。

制服規程の例(一部抜粋)

  • 第1条 会社は女性従業員に制服を貸与する。女性従業員は必ず指定の制服を着用しなければならない(私物は認めない)。なお、靴(サンダルは認めない)およびストッキングは貸与しないため、各自で用意して着用するものとする。
  • 第6条 貸与中の制服の補修および洗濯の費用は着用者の負担とする。
  • 第7条 貸与期間中であっても、損傷がひどいときは総務部長の許可を得て損傷した制服と引き換えに再貸与することができる。
  • 第8条 貸与期間の起算月は4月とする。ただし、中途入社や規格(デザイン)改定等の場合は、最も近い4月から起算する。
  • 第9条 紛失・盗難による再貸与は認めない。ただし、費用を着用者が負担する場合は、会社が指定する価格で購入することができる。
  • 第10条 返納された制服は貸与日より起算して3年を保管期間とし、保管期間を過ぎたものは廃棄処分とする。

文房具の購入と管理

この記事のポイント
  • 購入する業者は複数からサービス内容等を比較して決め、上手に利用する
  • 購入や配付を行なう管理担当者を決めて、窓口を一本化する。これにより、必要以上に購入したり、品切れをたびたび起こすといったことを避けられる
  • 1年に1回程度、使用数量をチェックし、適正在庫と購入サイクルを見直す

業者は複数から比較検討する

購入にあたっては、オフィスサプライ業者から届くカタログやインターネットを使った通信販売を利用するのが一般的です。

業者のなかには特定の時期に値下げキャンペーンを実施したり、購入金額に応じて次回の買い物が割引になるポイントサービスを行なうところもあるので、複数の業者を比較し、上手に利用する
ようにしましょう。

ただし、こうした通信販売は便利な反面、余計なものを買いすぎることもあるので、内容を吟味する必要があります。

効率的に管理するためのポイント

こまごまとしていて管理しづらい文房具は、ムダやロスが生じやすいので、次のポイントを押さえ、効率的に管理します。

①窓口(管理担当者)を一本化する

文房具の購入や配付を行なう管理担当者を定め、窓口を一本化するようにします。

これにより重複して注文するようなムダが避けられ、欠品があったときに誰に購入を依頼すればよいのかがすぐにわかるようになります。

②保管場所を特定し、整理整頓を心がける

文房具は散逸しやすいため、保管場所をきちんと定め、種類別に並べるようにします。整理整頓ができていないと、探すのに時間がかかったり、在庫があるのに欠品と勘違いして注文してしまうこともあるので、要注意です。

なお、使用頻度の高いものは、すぐに取り出せるように前面に置くとよいでしょう。

③「入り」と「出」のデータを取る

総務は、1年に1回程度、文房具の種類ごとに「入り」と「出」のデータを取り、適正在庫と購入サイクルを見直すようにするとよいでしょう。

併せて、各自の机の引き出しなどにしまいこんでいるボールペンや修正液等を回収する日を定期的に設け、再分配することでも、ムダを省くことができます。

文房具発注表のモデル

コードNO.文房具名適正在庫数○月×日現在在庫補充数発 注
1111111中性ボールペン〈×××××〉·黒1037 
2222222中性ボールペン〈×××××〉·赤514 
3333333中性ボールペン〈×××××〉·青523 
4444444替芯〈△▲▲AA、0.5mm〉·HB532 
5555555替芯〈△△△AA、0.5mm》·B514 
6666666替芯〈△▲△AA、0.5mm〉·2B523 
7777777ポストイット·ノート〈レギュラーサイズ〉·青532 
8888888ポストイット·ノート〈レギュラーサイズ〉·黄523 

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