制服作業服の貸与と管理・文房具の購入と管理（総務・庶務編）

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制服·作業服の貸与と管理

着用者自身に決めさせる

会社で着用する制服等には、

などがあります。

一般に、総務が最も頭を悩ますのが「事務服」でしょう。

男女平等を目的としている男女雇用機会均等法が施行されて以来、女性従業員にだけ制服着用を義務づけるのは望ましいとはいえなくなったため、大企業を中心に制服貸与を廃止する動きが広がりました。

さらに昨今では、経費節減の一環として廃止する企業も増えています。

しかし、その一方で、「日々の洋服に気をつかわなくてもすむ」等の理由から、女性従業員の間で制服を支持する声も根強くあるようです。

こうした事務服への不平·不満等を解消する対策として、着用者で組織される委員会で着用の是非を決めさせている企業もあります。

「自分たちで決めた」という意識をもつように仕向ければ、満足度は高まるでしょう。

汚損・紛失・退職時の取扱い

制服等は無償で支給するのではなく、貸与するのが一般的です。

総務は、貸与枚数、貸与期間等の取扱いやルールを制服規程に定め、従業員に周知徹底する必要があります。

汚れたりシワがよったりしている制服等は、企業のマイナスイメージにつながりますから、日々のメンテナンスが必要になります。

こうした制服等のクリーニングや補修は、一部を除いて、使用する従業員の個人負担とするのが一般的です。

貸与期間中に汚損・破損した場合は総務責任者の承諾のもとに元の制服等と引き換えで再貸与しますが、紛失した場合は本人の実費負担で購入させる企業もあります。

貸与期間が経過したときや退職したときには必ず回収し、汚損の程度によってストックしたり、廃棄処分にします。

制服規程の例(一部抜粋)

文房具の購入と管理

業者は複数から比較検討する

購入にあたっては、オフィスサプライ業者から届くカタログやインターネットを使った通信販売を利用するのが一般的です。

業者のなかには特定の時期に値下げキャンペーンを実施したり、購入金額に応じて次回の買い物が割引になるポイントサービスを行なうところもあるので、複数の業者を比較し、上手に利用する
ようにしましょう。

ただし、こうした通信販売は便利な反面、余計なものを買いすぎることもあるので、内容を吟味する必要があります。

効率的に管理するためのポイント

こまごまとしていて管理しづらい文房具は、ムダやロスが生じやすいので、次のポイントを押さえ、効率的に管理します。

①窓口(管理担当者)を一本化する

文房具の購入や配付を行なう管理担当者を定め、窓口を一本化するようにします。

これにより重複して注文するようなムダが避けられ、欠品があったときに誰に購入を依頼すればよいのかがすぐにわかるようになります。

②保管場所を特定し、整理整頓を心がける

文房具は散逸しやすいため、保管場所をきちんと定め、種類別に並べるようにします。整理整頓ができていないと、探すのに時間がかかったり、在庫があるのに欠品と勘違いして注文してしまうこともあるので、要注意です。

なお、使用頻度の高いものは、すぐに取り出せるように前面に置くとよいでしょう。

③「入り」と「出」のデータを取る

総務は、1年に1回程度、文房具の種類ごとに「入り」と「出」のデータを取り、適正在庫と購入サイクルを見直すようにするとよいでしょう。

併せて、各自の机の引き出しなどにしまいこんでいるボールペンや修正液等を回収する日を定期的に設け、再分配することでも、ムダを省くことができます。

文房具発注表のモデル

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