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リース機器の管理・社用車の管理と事故対応(総務・庶務編)

リース機器の管理・社用車の管理と事故対応(総務・庶務編)

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リース機器の管理

この記事のポイント
  • 契約時の見積書やカタログ、リース契約書とリース料の支払明細書などを一括して管理する
  • 固定資産管理台帳と同様に、台帳を使って管理を行なう。台帳には、商品名やリース会社、リース開始日、リース終了日、リース料金などを記録しておく

管理台帳を作成して管理する

リース物件は、契約時の見積書やカタログ、リース契約書とリース料の支払明細書などを一括して、しっかり管理しておく必要があります。

そのためにも、購入資産の「固定資産管理台帳」と同様に、リース資産も台帳を使って管理しましょう。

台帳には、商品名やリース会社、リース開始日、リース終了日、リース料金などを記録しておきます。

リース物件管理台帳のモデル(一部)

リース物件名△△製コピー機管理番号1 2 3 4 5
リース会社名〇〇リース株式会社契約番号A- 6 7 8 9 0
リース期間×0年11月1日から ×5年10月31日(60回)
前払リース料金 引落口座口銀行○○支店(当座)
リース料金33,000円再リース料金 
リース料総額1,980,000円設置場所本社·総務部
 納期リース料リース残額
1×0年11月から ×1年3月165,000円1,815,000円
2×1年4月から ×2年3月396,000円1,419,000円
3×2年4月から ×3年3月396,000円1,023,000円
4×3年4月から ×4年3月396,000円627,000円
5×4年4月から ×5年3月396,000円231,000円
6×5年4月から ×5年10月231,000円 
7 年 月から 年 月  
8 年 月から 年 月  
9 年 月から 年 月  
10 年 月から 年 月  

※リース残額の管理は決算ごとに行なう。初年度は契約日より決算日までとする

※この管理台帳とともにリース契約書·見積書·支払明細書を保管する

※経理保管 保存(契約終了後) 〇〇年

社用車の管理と事故対策

この記事のポイント
  • 総務は管理規程に従って「自動車の整備や点検がきちんと行なわれているか」といった車両の管理と、運転者の安全運転管理を徹底して行なう
  • 業務中の自動車事故は、運転者のみならず会社も責任を問われる可能性がある
  • 定期点検の実施記録や自動車保険の内容などを車両管理台帳で把握する

安全運転管理の徹底

社用車の管理では、法律等で次のような基準が定められています。

  • 1日1回、運行開始前に車両の点検を実施する
  • 車両の種類に従って、1か月、6か月、1年ごとに、定期的に点検を実施し、記録簿を作成・保管する
  • 乗車定員11人以上の自家用自動車を使用したり、1か所で5台以上の自家用自動車を使用している事業所は、運転者の管理を統括する安全運転管理者を選任し、15日以内に公安委員会に届け出る

総務は、こうした基準や自社の管理規程に従い、安全運転管理の徹底を図ります。

事故を未然に防ぐ取組み

事故を防ぐ対策には、車両の点検整備、運行スケジュールと運転者の健康状態の確認、安全運転教育の定期的な実施などがあります。

車両に関しては、定期点検の実施記録や自動車保険の補償内容などを車両管理台帳で把握するようにします。

また、強制保険である自賠責保険で補償されない部分をカバーするためにも、任意の自動車保険に加入します。

損害保険会社の連絡先は、車内のわかりやすい場所に掲示しておきましょう。

ドライブレコーダーも搭載するとよいでしょう。

社用車管理規程のモデル(一部)

第1条(目的)

 この規程は、自動車の効率的使用と運転者の安全の確保を目的として、業務に使用する自動車の管理を定めるものである。

 

第2条(対象の車両)

 この規程は、会社が保有する自動車のほか、会社が借り上げているものも対象とする。

 

第3条(管理担当部門)

 自動車については、総務課が統括管理を行ない、日常の清掃、洗車、キーの管理、日々の点検、整備については、実際に業務において自動車を使用する者が行なうものとする。

 

第4条(安全運転管理者)

 会社は、法律の定めるところにより、安全運転管理者を選任し、公安委員会に届け出て、従業員に周知するものとする。

 

(以下省略)

車両管理台帳のモデル(一部)

車両管理台帳

1.車両明細

車名〇〇〇XXX車種小型乗用車
登録番号品川500-S-8123型式D-BG5
車台番号BG5-051249塗色ホワイト
定員5名  

6.自動車保険

保険年月日保険会社保険金額・保険料
20××年12月1日日実損害保険車両 200万円
対人賠償 無制限
対物賠償 3,000万円
搭乗者傷害 500万円
保険料 月10,000円
注意
紹介している情報は、2021年5月時点の情報です。現在は変更になっている場合もありますので、ご注意ください。

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